В Департаменте Росприроднадзора по СЗФО проведена автоматизация работы отдела делопроизводства

В Департаменте Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Северо-Западному федеральному округу завершился этап внедрения системы электронного документооборота. Новая система позволила автоматизировать работу отдела делопроизводства в условиях возросшей на него нагрузки. Исполнителем проекта выступила компания «Ланк Системс».

В 2010 году на отдел делопроизводства Департамента Росприроднадзора по СЗФО легла серьезная нагрузка по обработке и маршрутизации большого потока документов. Причиной тому было объединение в декабре 2009 года трёх структур – Департамента Росприроднадзора по Северо-Западному федеральному округу и двух Управлений Росприроднадзора - по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. Руководство объединенного Департамента приняло решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) для автоматизации работы отдела делопроизводства.

Выбор СЭД был сделан в пользу решения, успешно внедрённого в Центральном аппарате Росприроднадзора – «БОСС-Референт» версии 3. Внедрение СЭД позволило оптимизировать процесс регистрации документов и сократить рутинные операции служащих отдела делопроизводства за счет снижения количества копий документов и перехода к печати конвертов напрямую из системы электронного документооборота.

В процессе апробации системы руководство Департамента увидело необходимость персональной работы в системе электронного документооборота по части наложения резолюций. Работа в системе позволила руководству Департамента повысить наглядность исполнения поручений. В итоге было автоматизировано 10 рабочих мест для служащих канцелярии и администрации.

В настоящее время этап внедрения системы завершен, идёт постепенное наращивание используемого функционала, доработка отчётов по исполнительской дисциплине, подключение новых сотрудников к работе в системе. «В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест СЭД для всех служащих, задействованных в документообороте Департамента, а также организация потокового сканирования на базе существующего оборудования», - сообщает заместитель начальника Департамента Авдиенко О.В.